De behoefte: een gebruiksvriendelijke portal, ter verdere professionalisering van de service en dienstverlening

De eigenaar van De Vaste Clique, Jasper Baken, is niet vies van veel en hard werken, maar wel van overbodig werk en constant dezelfde handelingen uitvoeren (inplannen van boekingen, het inplannen van fotografen om de boekingen uit te voeren, het delen van foto’s, facturatie, vragen om feedback, oplossen van klachten, etc). Dit bracht hem op het idee, dat moet makkelijker kunnen.
Na veel speurwerk naar bestaande software was er geen enkel pakket wat aan zijn specifieke wensen voldeed. Dus klopte hij bij ons aan met de opdracht:

Om De Vaste Clique sterker te laten voldoen aan de wensen van de toekomst, moet het planning-proces strakgetrokken worden middels een systeem waarmee alles met één druk op de knop geregeld kan worden: een online omgeving waarin de workflow omtrent administratie en planning geautomatiseerd is, welke tevens door de fotograaf , maar ook door klant inzichtelijk is.  En als ik het zo formuleer, weet je het al; volledig automatiseren. Dit brengt niet alleen tijdwinst op, maar het dient ook als extra tool om de opdrachtgevers verder te voorzien in hun behoeften.

Van idee tot resultaat: Boeqie

Na samen een korte aanloop met intensieve brainstormsessie te hebben doorlopen, hebben we de visie vertaald in een FRD (Functional Requirements Document), waarmee het idee vorm heeft gekregen. Op papier althans. Om een beeld te vormen hoe deze functionaliteiten in een platform gebruikt kunnen worden en om de ‘flow’ van het platform te visualiseren zijn Mart en Daan aan de slag gegaan met wireframen. Hierin worden de interface uitgetekend in schetsen (user interface) waarin rekening gehouden wordt met de gebruikerservaring (user experience) en omdat Jasper het op de voet wilde volgen, hebben we we hem in begrijpelijke taal zo veel mogelijk betrokken bij dit proces.

Met wireframes krijg je een goed beeld van de werking van het platform en wordt de lay-out gevormd. Daarnaast komen er naar aanleiding van de wireframes functionaliteiten naar boven die anders over het hoofd werden gezien. Na goedkeuring van de wireframes zijn Mart en Daan aan de slag gegaan met de daadwerkelijke visualisatie van het platform, het design.

In het design stond de gebruikerservaring centraal, met name op mobiel moet het super makkelijk zijn als horeca eigenaar om nog even snel de fotografen van De Vaste Clique te boeken. Daarnaast zijn er enkele leuke gimmicks en effecten toegevoegd, zoals confetti wanneer je als fotograaf bent toegewezen aan een opdracht. Bovendien dient de content die De Vaste Clique levert voornamelijk voor promotie-doeleinden op Social Media. Om dit thema aan te houden, is er met een knipoog gebruik gemaakt van emoticons in het gehele platform. Dit verhoogt naast de gebruiksvriendelijkheid, de fun-factor.

Functionaliteiten van het boekingsplatform

Tijdens het opstellen van de wireframes en het design is verder onderzoek gedaan naar technische uitdagingen die vastgesteld waren. Hoe krijgen fotografen bijvoorbeeld notificaties? Via e-mail, wie leest er nog meerder keren per dag zijn email? Whatsapp? Is dat mogelijk? Hoe kunnen er automatisch facturen gestuurd worden? Kunnen we betalingen innen via automatisch incasso? En zo kan ik nog wel even doorgaan. Laat ik een sprongetje maken naar het platform en de functionaliteiten en software-koppelingen die erin verwerkt zijn:

• Opdrachtgevers kunnen boekingen aanmaken
• Fotografen kunnen boekingen in zijn regio inzien en zich aanmelden voor de boeking die ze graag uitvoeren
• Alle boekingen die een fotograaf op 1 avond doet, worden slim samengevoegd in een interactieve looproute
• Na afloop kunnen de opdrachtgevers de fotografen een beoordeling geven

Koppelingen:

• Het systeem is gekoppeld aan administratie software. Hierin worden op maandagochtend automatisch conceptfacturen aangemaakt van uitgevoerde boekingen. De Vaste Clique kan deze controleren en verzenden. Prijsafspraken worden bijgehouden binnen het platform en vanzelfsprekend automatisch meegenomen naar de administratie software. Dus geen facturen meer zelf aanmaken, factuurregels typen, prijsafspraken onthouden en verwerken.
• Er is gekozen voor een koppeling met een veelgebruikte communicatie applicatie, omdat deze een app heeft met push notificaties. Dit zelf ontwikkelen is veel te kostbaar. De fotografen krijgen meldingen (pushnotificaties), zodra een opdracht is toegewezen en worden binnen de applicatie op de hoogte gehouden van de laatste updates omtrent boekingen.

Hiermee maken we slim gebruik van bestaande software en applicaties om kosten te besparen en het spreekwoordelijke wiel niet opnieuw uit te hoeven vinden.

Eerste ervaring en resultaten van het platform Boeqie

Met het platform heeft Jasper zijn administratie werkzaamheden op weekbasis kunnen verlagen van 20 naar 4 uur. 16 uur per week dus, dat zijn 2 werkdagen die hij nu kan besteden aan sales, kwaliteitsverbetering, eigen marketing, etc. Daarnaast gaat er minder fout waardoor de tevredenheid bij opdrachtgevers stijgt. Ook kan De Vaste Clique sneller inspelen op klachten. Er worden namelijk notificaties verstuurd van beoordelingen van 3 sterren of lager, waarna direct contact opgenomen kan worden met de fotograaf in kwestie en de opdrachtgever.